Delegar trabajo: Cuándo, a quién y cómo

Delegar trabajo nos permite liberar tiempo, optimizar el trabajo y validar a otras personas en sus capacidades. No obstante, cuando no se hace de un modo adecuado, delegar puede transformarse en un dolor de cabeza. A continuación expongo algunas recomendaciones que le permitirán encomendar trabajo a otros eficientemente.

Delegar es un proceso que va mucho más allá de encomendar a otras personas las tareas que, por una u otra razón, no queremos, no alcanzamos o no sabemos hacer. Supone implicar a otros en el trabajo, permitiéndoles aportar desde su visión, otorgándoles espacio en la toma de decisiones y responsabilidad en los resultados.

Delegar

Foto: El Mercurio

Delegar y repartir el trabajo puede ser una tarea difícil.

Se puede delegar en varias situaciones, por ejemplo, cuando no tenemos pericia o conocimientos suficientes en un área, cuando necesitemos dedicarnos a temas más específicos relacionados con nuestra labor o cuando sepamos que hay otra persona que puede realizar ese trabajo con mayor rapidez e incluso, a un menor costo que nosotros mismos.

Sin embargo, no para todas las personas delegar es un asunto fácil. Hay quienes desconfían de las competencias de los demás o sienten que sólo ellos son capaces de realizar el trabajo de manera eficiente y, por esa razón acaparan una gran cantidad de tareas. Otros, al necesitar siempre un excesivo reconocimiento tienen dificultades para soltar, debido a que no quieren que otros se lleven el crédito por los resultados.

En ambos casos, las consecuencias son nefastas, tanto para la calidad y rapidez del trabajo que se está realizando, como para la salud mental de quien no delega, pues finalmente termina haciéndose cargo de un monto de responsabilidades para las que, probablemente, su tiempo y capacidad de abarcar no son suficientes.

Delegar, además de liberar tiempo para dedicarse a lo que resulta más importante, contribuye al clima organizacional, al permitir a que los miembros del equipo se sientan validados en sus competencias, contribuyendo a mejorar su potencial a través de la experiencia.

No obstante, al momento de delegar un trabajo a un colaborador, es fundamental escoger a la persona apropiada. El candidato idóneo será siempre quien esté mejor calificado para realizar la tarea o quien pueda verse mayormente favorecido para llevarla a cabo. De este modo, la empresa o institución en la que trabaje podrá verse beneficiada de los conocimientos y la experiencia alcanzada por éste en el futuro.

Cabe señalar que, quien delega, continua teniendo la responsabilidad del cumplimiento de la tarea y los objetivos y, por esta razón, debe saber cómo realizarlo y hacer pública su decisión para que los demás miembros del equipo sepan que la persona elegida cuenta con la confianza y la libertad de trabajar en el proyecto.

Es positivo encomendar todo el trabajo a una sola persona. En caso que se trate de un equipo o de una consultora externa, por ejemplo, se debe hacer todos los acuerdos con el líder, jefe o encargado. Esto, sin duda, aumentará su interés en el proyecto y lo comprometerá más aun con los resultados.

Es fundamental, además, explicar con claridad lo que se espera del trabajo del otro, establecer metas y enfocarse en ellas más que en el proceso, respetando su estilo y forma particular de trabajar.

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Foto: El Mercurio

Para que el trabajo sea bien hecho, debes estar presente para responder las preguntas que puedan surgir.

Las condiciones y términos en los que la persona trabaja deben establecerse con anticipación. Asimismo, fijar fechas de revisión y determinar tiempos límite basados en la responsabilidad de quien se esté haciendo cargo es de suma relevancia para monitorear el cumplimiento de las metas intermedias. Estos plazos deben establecerse por adelantado y de manera coordinada entre las partes, tomando en consideración la capacidad del otro de responder correctamente en las fechas determinadas.

Para asegurar que el trabajo sea realizado correcta y eficientemente, es necesario además proveer los recursos necesarios y estar disponible para responder preguntas y guiar cuando sea necesario, sin intentar intervenir más de lo preciso.

Finalmente, debe tenerse en cuenta que el crédito y el reconocimiento por el logro de la tarea encomendada recae en el colaborador que la realizó. Sin embargo, si la persona no logra cumplir con el cometido, quien estaba a cargo desde un principio y encomendó la tarea a otra persona o equipo, debe asumir la responsabilidad, aprendiendo de la experiencia de modo que pueda delegar correctamente en una próxima oportunidad.

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