• Valentina Valdés Villanueva - Aporte para E-Business
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La tecnología es fundamental para implementar el teletrabajo a nivel de Pymes o grandes empresas. Si bien existe una gran variedad de herramientas que pueden servir para optar por este sistema, es necesaria una buena utilización para mantener el interés y la participación de los usuarios.

A continuación, te contamos cuáles son las herramientas más innovadoras para trabajar a distancia:

Para comunicación:

1. Slack: Mensajería instantánea. Canales por temáticas y sirve tanto para clientes como para proyectos.
2. Mirro: Trabajo en gran lienzo. Sirve para mover información en tiempo real con diferentes usuarios conectados.
3. Aww: Es una pizarra digital con opción de compartir y descargar el resultado final.

Para organizar el trabajo:

1. Asana: Integra comunicación, calendarios y tableros. Esta herramienta permite desde tareas y proyectos hasta conversaciones y notificaciones. Además, permite a los equipos avanzar con el trabajo de principio a fin.
2. Trello: Está basado en el método kanban. Permite trabajar con diferentes grupos y tableros virtuales que pueden ser administrados de forma colaborativa.
3. Kanbanize: Esta herramienta tiene una gran cantidad de automatizaciones para gestionar flujos de forma intuitiva.
4. Doodle: Es muy útil para ponerse de acuerdo con fechas. Se pueden proponer horarios para armar las reuniones, además de personalizar la solicitud de reunión para los invitados.
5. Loomio: Es un software libre. Permite la toma de decisiones de forma colectiva sin estar reunidos.

Para trabajo colaborativo:

1. Mural: Esta herramienta nos permite crear reuniones colaborativas. Se puede interactuar alrededor de un tablero digital.
2. Stormboard: Esta plataforma y herramienta es más compleja. Sin embargo, cuenta con plantillas y la posibilidad de compartir videos, documentos, Excel, entre otros.
3. Whiteboard: Es una pizarra digital. Esta herramienta permite la colaboración entre equipos y es fácil de utilizar.

Otras herramientas:

1. Kahoot: Herramienta que tiene funcionalidades para formación y gamificación de eventos.
2. Mentimeter: Esta herramienta permite realizar presentaciones y eventos interactivos, además se pueden añadir comentarios en tiempo real.

Aura Bedoya, máster en Negocios y Tecnología y PowerMBA en España, comenta a Guioteca que los principales beneficios de estas herramientas son la comunicación en tiempo real, una formación de equipos de trabajo, compartir documentos de alta seguridad, además de implementar una tecnología de acuerdo a los tiempos actuales.

“Para las personas que podemos trabajar de manera remota, contribuimos a múltiples beneficios tanto para la empresa como para el medio ambiente. Además, hay menos tiempo en traslados, menores costos en las empresas, arriendo, energía e inmobiliario”, agrega la experta.

Importancia de la seguridad

Sin embargo, al usar estas herramientas es importante mantener la seguridad de los usuarios. Kevin Meza, Ingeniero de Ejecución Informática mención en Seguridad y Diplomatura en Gestión de Proyectos TI del Instituto Profesional AIEP, comenta a Guioteca que ninguna plataforma es 100% segura, sin embargo, el usuario interno puede evitar el mal uso de estas. Por ejemplo, grabar una reunión y compartirla con una empresa de competencia, filtrando información confidencial.

“La seguridad es compartida, la plataforma debe entregar confianza, la empresa debe proporcionar solidez vía VPN y nuestra red tiene que tener estabilidad. El usuario interno de la empresa debe cumplir con las reglas de confidencialidad para que no se filtre información y evitar el mal uso de información”, explica el especialista.