• Alejandro Rodríguez, ex Guía de RSE
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En todas las organizaciones, independiente del tamaño, del rubro o de los productos/servicios que entregue, los #proveedores son parte de la cadena de valor y un #stakeholder que hay que tener presente. Incluso en algunos casos son parte de los servicios entregados, por lo tanto, su rol es más importante aún.

Para poder lograr una relación de confianza y de ganar – ganar, es necesario gestionarlos adecuadamente. Para eso, aquí les presento algunas buenas prácticas:

1. Escucha activa: para saber qué esperan, cómo evalúan la relación, conocer sus avances en temas de #RSE y nivelar expectativas con los proveedores, es bueno sistematizar y definir procesos para escucharlos. Estos pueden ser a través de desayunos (focus group), encuestas online y entrevistas personales. Lo importante de esta escucha es recopilar información que sea útil para la administración de la organización y con los resultados hacer gestión, de lo contrario se generarán expectativas y dificultará una relación de confianza porque “nos escucharon, pero no hicieron nada”.
2. Reglas claras: Cómo una forma de definir qué se espera de los proveedores y qué pueden esperar ellos de la organización, es importante tener un protocolo, documento o manual en el cuál estén definidas las condiciones para trabajar juntos. Esto debiese incluir cobros o descuentos, #no tener trabajo infantil dentro de sus trabajadores, pago de cotizaciones de los trabajadores al día, entrega y calidad de productos/servicios,  uso de marca y conductas esperadas, entre otras. Hay organizaciones que van más allá y entregan sus códigos de ética a los proveedores para que sepan cómo actuar ante determinadas situaciones.
3. Contraloría proveedores: Lo que hacen las organizaciones es tener un equipo de personas (contraloría) para revisar que los procesos se estén cumpliendo, buscando posibles “coimas” y ofrecen la posibilidad a los proveedores de presentar reclamos en caso de no estar de acuerdo con el actuar de la organización.
4. Transparencia en Licitaciones: Cómo una forma de evitar que las licitaciones sean adjudicadas siempre por los mismos proveedores, hay organizaciones que se “autoimponen” la transparencia. Esto lo incorporan en las licitaciones a través de reuniones para todos los posibles proveedores, entrega de bases de licitación, fechas para enviar preguntas, respuestas de dudas para todos, apertura pública de las ofertas y definición del porcentaje de lo que se evaluará para seleccionar al proveedor.
5. Fechas para presentación de productos y/o servicios: Como una forma de facilitar la presentación de productos o servicios se definen 2 ó 3 fechas al año en las cuáles los proveedores pueden presentar sus productos/servicios. Esto lo hacen en una  “Feria” con todos los interesados al mismo tiempo. Esto ayuda a tener procesos más eficiente y transparente. En esta “Feria” la organización también define algunas condiciones especiales para los proveedores y que están claras para todos.
6. Puntajes adicionales en licitaciones: Cómo una forma de fomentar la #RSE en la cadena de valor, se ofrecen puntajes extra en las licitaciones. Estos puntajes se agregan cuando los proveedores tienen personas con discapacidad trabajando en la organización, que no registren accidentes fatales laborales entre sus trabajadores, que tengan baja tasa de accidentabilidad laboral, que realicen acciones comunitarias, entre otras.
7. Pronto pago: Cómo una forma de preocuparse de las pymes y de premiar a los buenos proveedores, se ofrecen pagos máximo en 30 días y por adelantado. Además se informa el procedimiento para recibir facturas y/o boletas, etapas del proceso dentro de la organización, fechas y formas de pagos.
8. Capacitación: Para lograr aportar al desarrollo de los proveedores, hay organizaciones que les ofrecen capacitaciones en gestión, liderazgo o lo que surja de la escucha. Esto no puede ser definido desde el área de Finanzas, sino que se debe ofrecer a los proveedores capacitaciones que ellos valoren.
9. Evaluación de proveedores: Cómo una forma de tener mejores proveedores y de dar la posibilidad de que éstos mejoren, se evalúan los proveedores y se categorizan. En esta evaluación se considera la calidad de productos o servicios, cantidad de devoluciones, entrega oportuna, capacidad de reacción ante problemas, relación personal, entre otras. Cada uno de estos ítems tiene una puntuación y permite gestionar la relación con los proveedores.
10. Premio al mejor proveedor: Como una forma de distinguir, premiar y agradecer la labor de los proveedores, se realiza una ceremonia o evento en la cual se distingue al mejor proveedor del año. Para la selección del mejor proveedor se puede utilizar la evaluación de proveedores.

Como habrán visto sí es posible gestionar de buena forma a los #proveedores y no requiere grandes inversiones. Más bien requiere preocuparse de ellos y asumir que son un #stakeholder importante. #RSEtareadetodos.